Ledningskoordinator och informationsförvaltare

About this job

Trivs du med att få saker att hända, skapa struktur och vara den person som andra vänder sig till när de behöver stöd, samordning eller lösningar? I denna nyckelroll på Uppsala Bostadsförmedling får du kombinera styrelsestöd, projektledning, GDPR och kontorssamordning i en av organisationens mest varierande och förtroendefulla tjänster. Beskrivning av arbetsuppgifter Vi söker en person som trivs i en ovanligt bred och varierad roll där ingen dag är den andra lik. Rollen kombinerar kvalificerat ledningsstöd, styrelseadministration, informationsförvaltning, projektledning och kontorssamordning. Du skapar struktur när många frågor pågår samtidigt och ser till att löpande beslut inom avdelningens ansvarsområden verkställs, exempelvis genom inköp, rutiner och andra praktiska åtgärder. Du blir en del av bolagets administrativa team, som har en central roll i att skapa struktur, kvalitet och goda förutsättningar för hela verksamheten. I teamet finns kompetens inom bland annat ekonomi, informationsförvaltning, registratur, planering och uppföljning samt administration. Vi är en liten organisation, vilket innebär att rollerna är breda och att vi arbetar nära varandra, liksom nära vd, övriga chefer och verksamheten. Det ställer krav på självständighet och ansvarstagande, men också på förmågan att samarbeta, dela kunskap och hjälpa varandra när det behövs. Som verksamhetens administrativa nav arbetar du nära både styrelse, VD, chefer och medarbetare. Du är ett tryggt stöd till styrelseledamöter, samordnar återkommande processer, håller ihop projekt och säkerställer att viktiga frågor följs upp och slutförs. Samtidigt har du ett öga för detaljer och ser till att kontoret, möten, dokumentation och interna processer fungerar med hög kvalitet. Rollen kräver att du kan växla mellan strategiska och operativa arbetsuppgifter. Ena stunden leder du ett verksamhetsövergripande projekt eller samordnar bolagets GDPR-arbete. Nästa stund hjälper du till att lösa praktiska frågor på kontoret eller säkerställer att ett styrelsemöte får rätt förutsättningar. För dig finns inga arbetsuppgifter som är för små eller för stora. Du tar ansvar, skapar framdrift och ser till att saker blir gjorda. Arbetet innebär att: vara styrelsesekreterare och administrera styrelsens arbete, inklusive mötesplanering, beslutsunderlag, protokoll och uppföljning vara administrativt stöd till vd och chefer samordna verksamhetsövergripande processer, aktiviteter och årshjul tillsammans med övriga i teamet leda eller samordna projekt och utvecklingsinsatser samordna bolagets arbete med dataskydd (GDPR) och vara kontaktperson mot dataskyddsombud vara stöd och backup till registrator, vilket innebär att vid behov arbeta med diarieföring och dokumenthantering i kommunens gemensamma diariehanteringssystem ansvara för inköp, avtalshantering, avtalsuppföljning och administrativt upphandlingsstöd samordna kontors- och lokalfrågor samt kontakter med leverantörer och fastighetsägare ansvara för frågor kopplade till skalskydd, passersystem och fysisk säkerhet planera och koordinera interna möten, konferenser och personalaktiviteter stödja intern kommunikation och informationsspridning Kvalifikationer Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning inom administration, offentlig förvaltning, juridik, statsvetenskap, ekonomi eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete samt lednings- eller styrelsestöd. Du behöver även ha erfarenhet av att samordna processer, aktiviteter eller projekt. Rollen kräver också mycket god digital kompetens och vana att arbeta i olika verksamhetssystem samt ha mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift. Det är meriterande om du dessutom har erfarenhet av: dataskyddsarbete (GDPR) styrelseadministration kommunal verksamhet eller kommunalt bolag avtalshantering och upphandlingsstöd arbete med offentlig upphandling enligt LOU informationsförvaltning eller informationssäkerhet kunskap om offentlighets- och sekretesslagstiftning Vi söker dig som är proaktiv, flexibel och pålitlig. Du trivs med att ha många kontaktytor och relaterar till andra på ett lyhört sätt. Du tar ägarskap för frågor från start till mål och har förmågan att skapa struktur, lugn och god stämning omkring dig. Kort sagt söker vi en allkonstnär som får både m

Want to know if you're a fit? Check your CV against this role — free, in 30 seconds.

Similar jobs

• Administrativ chef med ekonomiansvar · Randstad AB
• Glad transtjej i Uppsala söker personliga assistenter · Glaucus Assistans AB
• Butiksmedarbetare på behovsbasis till Sportshopen i Uppsala · Swedemount Sportswear & Fashion AB
• Sjuksköterskor till 85H NIMA · REGION UPPSALA
• Receptionist med trygghetsfokus – Avarn Security · Avarn Security AB
• Skolkurator - Västra Stenhagenskolan · UPPSALA KOMMUN